מה שההורים כותבים בוואטסאפ מתעדכן בעסק לבד

הודעה אחת לא לוקחת הרבה זמן: תזכורת לשיעור של מחר, "אפשר לבטל את היום?", "כמה אני חייבת על החודש?". אבל כל הודעה כזאת מגיעה באמצע שיעור, בערב או בשבת בבוקר. וכל אחת מחייבת אתכם לעשות עוד משהו: למחוק מהיומן, לזכור לחייב, לבדוק את היתרה.

הבעיה היא לא ההודעה. הבעיה היא שהוואטסאפ לא יודע כלום על היומן ועל הכסף, ולכן אתם הגשר ביניהם.

כל הודעה כזאת מופעלת בנפרד, ואתם מחליטים מה דלוק:

• תזכורת לפני שיעור: 24 שעות, 12 שעות או שעתיים לפני, לפי מה שבחרתם.
• שיעורי בית: נשלחים כשאתם נותנים אותם, עם תזכורת יום לפני ההגשה. לתלמיד שיש לו מספר משלו, הם מגיעים ישירות אליו.
• בקשת תשלום עם קישור: כשאתם מאשרים את החשבון החודשי, או מיד אחרי שיעור אם בחרתם לגבות לפי שיעור.
• תזכורת תשלום: תזכורת אחת, מספר ימים שתבחרו אחרי שנשלחה בקשת התשלום.
• מענה לפונה חדש: מספר שהמערכת לא מכירה מקבל תשובה ונשמר אצלכם כליד.

יום רביעי, 7:50 בבוקר. אמא של דניאל לוחצת "ביטול" בתפריט. היא מקבלת רשימה של השיעורים של דניאל בשבוע הקרוב, בוחרת את השיעור של היום ומאשרת.

מכאן זו כבר לא עוד הודעה שמחכה לכם:

1. 1השיעור מסומן כמבוטל ביומן.
2. 2השעה מתפנה, והורים אחרים יכולים לקבוע בה דרך קישור הקביעה.
3. 3הביטול מתומחר לפי מדיניות הביטולים שלכם.
4. 4אמא של דניאל מקבלת אישור עם עלות הביטול, או הודעה שהחיוב ממתין לאישור.
5. 5בחשבון חודשי, חיוב הביטול מחכה לאישור שלכם, ומשם נכנס לחשבון של סוף החודש.

אתם רואים את זה כשאתם פותחים את היומן, ולא הייתם צריכים לעשות שום דבר כדי שזה יירשם.

ביטול הוא רק כפתור אחד. בתפריט של ההורה יש גם קביעת שיעור, יתרה, לוח שיעורים וכניסה לפורטל. קביעת שיעור שולחת להורה קישור שבו מופיעות רק שעות פנויות. לתלמידים יש תפריט משלהם, שבו הם רואים את שיעורי הבית ויכולים לדווח על מבחן.

איך חיוב הביטול נכנס לחשבון החודשי ←

לא כל הודעה היא כפתור. אמא שכותבת שהבן שלה מתקשה בחומר צריכה בן אדם. הודעה חופשית כזאת נכנסת לתיבת השיחות, והבוט משיב לה עם התפריט. את התשובה האמיתית נותנים אתם.

כשלוקחים שיחה, לוחצים "אני עונה", והבוט שותק בשיחה הזאת שש שעות. כל הודעה שאתם שולחים מאריכה את השקט. בתיבה נמצאות גם השיחות מוואטסאפ וגם ההודעות מפורטל ההורים. במרכז עם כמה מורים, כל מורה רואה רק את השיחות עם המשפחות שלו.

הבוט עונה לכל הורה בשפה שלו, עברית או אנגלית. את נוסח ההודעות אפשר לערוך בכל שפה בנפרד, כך שהתזכורת נשמעת כמוכם ולא כמו מערכת.

כשעוברות יותר מ-24 שעות מההודעה האחרונה של ההורה, וואטסאפ מאפשר לשלוח רק תבניות שאושרו מראש אצל Meta. לכן בהודעות האלה יוצא הנוסח המאושר, ולא הנוסח שערכתם.

Lessio עובדת על WhatsApp Business Platform של Meta, ולא דרך וואטסאפ ווב או תוסף לדפדפן. ההודעות יוצאות מהמספר העסקי שלכם, דרך הממשק הרשמי שוואטסאפ נותנת לעסקים. את המספר מחברים מתוך ההגדרות של Lessio, בתהליך ההרשמה של Meta.

הורה שלא רוצה לקבל הודעות כותב "הסר" או "stop", וההודעות נעצרות. אם הוא כותב "התחל", הן חוזרות.

• המספר שמחברים לא יכול להיות פעיל באפליקציית הוואטסאפ הרגילה. אפשר להשתמש במספר נוסף, או להעביר מספר קיים, ואז הוא מפסיק לעבוד באפליקציה.
• הבוט עובד עם כפתורים ותפריטים. הוא לא מנהל שיחה חופשית, ואי אפשר להזיז דרכו שיעור לשעה אחרת: מבטלים וקובעים מחדש.
• בקשות תשלום יוצאות רק אחרי שמחברים ספק סליקה.